Les déplacements professionnels impliquent des obligations légales pour l'employeur. Cet article explique les critères définissant un déplacement professionnel, détaille les responsabilités de l'employeur et présente les modalités de remboursement des frais et de protection des salariés.
Définir un déplacement professionnel
Le déplacement professionnel constitue une composante courante de nombreux emplois, mais sa définition précise et son encadrement juridique méritent d'être clarifiés. Comprendre ce qui caractérise un déplacement professionnel permet aux employeurs et aux salariés de connaître leurs droits et obligations respectifs dans ces situations.
Critères définissant un déplacement professionnel
Un déplacement professionnel se caractérise par trois critères cumulatifs :
- Il est réalisé par un(e) salarié(e) de l'entreprise
- Il s'effectue sur demande explicite de l'employeur
- Il s'inscrit dans le cadre de l'activité professionnelle du salarié
Ainsi, tout déplacement répondant à ces trois conditions sera considéré comme professionnel, qu'il s'agisse d'un rendez-vous client, d'une formation, d'une mission sur un autre site de l'entreprise ou d'un salon professionnel. En revanche, les trajets domicile-travail habituels ne rentrent pas dans cette catégorie.
Limites temporelles du déplacement professionnel
La législation française fixe des bornes temporelles au-delà desquelles on ne parle plus de déplacement professionnel :
- Durée maximale de 90 jours consécutifs pour un même déplacement
- Cumul annuel plafonné à 180 jours pour les déplacements à l'étranger
Ces limites permettent de différencier le déplacement professionnel d'autres situations comme l'expatriation ou le détachement, qui relèvent de cadres juridiques distincts.
Distinction avec l'expatriation
Au-delà des seuils mentionnés, on bascule dans le régime de l'expatriation, qui implique des formalités administratives et contractuelles spécifiques. L'expatriation nécessite notamment :
- La rédaction d'un avenant au contrat de travail
- La mise en place d'un détachement en bonne et due forme
- L'application de règles particulières en matière de protection sociale
Cette distinction a des conséquences importantes en termes de droits et d'obligations pour l'employeur comme pour le salarié. Il convient donc d'être vigilant sur la durée des missions à l'étranger afin de qualifier correctement la situation et d'appliquer le cadre légal approprié.
Cas particulier du grand déplacement
Le Code du travail définit également la notion de "grand déplacement", qui s'applique lorsque le salarié se trouve dans l'impossibilité de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail. Cette situation ouvre droit à des indemnités spécifiques pour compenser les frais supplémentaires engagés par le salarié.
Les obligations légales de l'employeur
Les déplacements professionnels impliquent de nombreuses obligations légales pour l'employeur, visant à protéger les droits et le bien-être des salariés. Ces obligations couvrent divers aspects, du délai de prévenance à la sécurité, en passant par le remboursement des frais. Voici un aperçu détaillé des principales responsabilités incombant aux entreprises.
Le délai de prévenance obligatoire
La loi impose à l'employeur de respecter un délai de prévenance minimum de 48 heures avant tout déplacement professionnel. Ce délai permet au salarié de s'organiser, notamment pour la garde d'enfants ou d'autres obligations personnelles. Pour les déplacements à l'étranger ou de longue durée, il est recommandé d'allonger ce préavis. Par exemple, un préavis d'une semaine est généralement considéré comme raisonnable pour un déplacement d'une semaine ou plus.
La comptabilisation du temps de trajet
L'employeur a l'obligation de considérer le temps de trajet lié au déplacement professionnel comme du temps de travail effectif. Cela signifie que ces heures doivent être rémunérées et comptabilisées dans le temps de travail global du salarié. Si le déplacement entraîne un dépassement de la durée légale du travail (35 heures hebdomadaires), les heures supplémentaires doivent être payées ou récupérées selon les modalités en vigueur dans l'entreprise.
Exemple de comptabilisation :
| Situation | Temps de trajet | Comptabilisation |
| Trajet Paris-Lyon en TGV | 2h | 2h de travail effectif |
| Vol Paris-New York | 8h | 8h de travail effectif |
L'obligation de sécurité et de protection de la santé
L'employeur a une obligation générale de sécurité envers ses salariés, qui s'applique également lors des déplacements professionnels. Cette obligation implique de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Concrètement, cela peut se traduire par :
- La souscription d'une assurance voyage couvrant les frais médicaux à l'étranger
- La mise en place d'un dispositif d'assistance 24h/24 en cas d'urgence
- L'information des salariés sur les risques spécifiques liés à la destination (sanitaires, sécuritaires, etc.)
- La fourniture d'équipements de protection individuelle si nécessaire
En cas de manquement à cette obligation, la responsabilité de l'employeur peut être engagée. Les tribunaux ont par exemple condamné des entreprises n'ayant pas suffisamment protégé leurs salariés lors de déplacements dans des zones à risque.
L'obligation de remboursement des frais
L'employeur doit prendre en charge l'intégralité des frais professionnels engagés par le salarié lors de son déplacement. Cela comprend les frais de transport, d'hébergement, de repas et autres dépenses liées à la mission. Le remboursement doit intervenir dans un délai raisonnable, généralement fixé à 30 jours après la remise des justificatifs par le salarié.
Montants forfaitaires couramment appliqués :
| Type de frais | Montant forfaitaire moyen |
| Repas | 19 € par repas |
| Nuitée (Paris) | 110 € par nuit |
| Nuitée (Province) | 90 € par nuit |
Il est à noter que ces montants sont des moyennes et peuvent varier selon les politiques internes des entreprises. L'employeur peut opter pour un remboursement aux frais réels sur présentation des justificatifs, ou pour un système de forfaits, à condition que ceux-ci couvrent l'intégralité des dépenses engagées.
Le remboursement des frais de déplacement
Le remboursement des frais de déplacement constitue une obligation légale pour l'employeur. Il doit prendre en charge l'intégralité des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de ses missions professionnelles hors de son lieu de travail habituel.
Modalités de remboursement
Deux options s'offrent à l'employeur pour rembourser les frais de déplacement :
- Le remboursement au réel : l'employeur rembourse l'intégralité des frais réellement engagés par le salarié, sur présentation des justificatifs.
- Le remboursement forfaitaire : l'entreprise fixe des montants forfaitaires pour chaque type de dépense, généralement alignés sur les barèmes fiscaux en vigueur.
La majorité des entreprises optent pour le remboursement au réel, qui permet une prise en charge plus précise des dépenses effectives. Dans ce cas, le salarié doit conserver et fournir tous les justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.) dans un délai maximal de 3 ans.
Types de frais remboursés
Les principaux frais pris en charge comprennent :
- Les frais de transport (train, avion, taxi, etc.)
- Les frais d'hébergement (nuitées d'hôtel)
- Les frais de repas
- Les frais annexes (parking, péages, etc.)
| Type de frais | Montant moyen remboursé |
| Repas | 19 € (barème URSSAF) |
| Nuitée (Paris) | 110 € (barème URSSAF) |
| Nuitée (province) | 90 € (barème URSSAF) |
Limites du pouvoir de l'employeur
Si l'employeur peut définir les modalités de remboursement, certaines pratiques lui sont interdites :
- Il ne peut pas imposer l'utilisation du véhicule personnel du salarié pour les déplacements professionnels.
- Il ne peut pas plafonner arbitrairement les remboursements en-deçà des frais réellement engagés.
- Il ne peut pas refuser le remboursement de frais justifiés et nécessaires à l'exécution du travail.
En cas d'utilisation du véhicule personnel avec l'accord du salarié, l'employeur doit verser des indemnités kilométriques selon le barème fiscal en vigueur :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5000 km | De 5001 à 20000 km | Au-delà de 20000 km |
| 3 CV et moins | 0,502 € | (d x 0,3) + 1007 € | 0,35 € |
| 4 CV | 0,575 € | (d x 0,323) + 1262 € | 0,387 € |
| 5 CV | 0,603 € | (d x 0,339) + 1320 € | 0,405 € |
Le respect de ces obligations de remboursement est essentiel pour préserver les droits des salariés et éviter tout contentieux. Une politique claire et équitable de remboursement des frais professionnels contribue à un climat social serein au sein de l'entreprise.
Assurer la sécurité du salarié en déplacement
L'employeur a une responsabilité fondamentale d'assurer la sécurité et la protection de ses salariés lors des déplacements professionnels, qu'ils soient en France ou à l'étranger. Cette obligation s'étend bien au-delà des simples heures de travail et nécessite la mise en place de mesures préventives et réactives adaptées.
Évaluation des risques et préparation du déplacement
Avant tout déplacement professionnel, l'employeur doit effectuer une évaluation approfondie des risques potentiels liés à la destination et à la nature de la mission. Cette analyse doit prendre en compte les aspects sanitaires, sécuritaires, politiques et environnementaux du pays ou de la région visitée. Sur la base de cette évaluation, l'employeur doit mettre en place des mesures préventives adaptées :
- Fourniture d'informations détaillées sur la destination (risques sanitaires, situation politique, etc.)
- Organisation de formations spécifiques si nécessaire (sécurité, comportements à adopter)
- Souscription d'assurances voyage et rapatriement adéquates
- Mise à disposition d'équipements de protection individuelle si requis
Surveillance et assistance pendant le déplacement
Pendant toute la durée du déplacement, l'employeur a l'obligation de maintenir une surveillance active de ses salariés, y compris en dehors des heures de travail. Cette vigilance constante implique la mise en place de plusieurs dispositifs :
Système de géolocalisation et reporting
L'utilisation d'outils de géolocalisation et de reporting en temps réel permet à l'employeur de connaître à tout moment la position de ses salariés. Ces systèmes doivent être paramétrés pour respecter la vie privée des employés tout en assurant leur sécurité. Par exemple, la fréquence des mises à jour peut être adaptée en fonction du niveau de risque de la zone visitée.
Assistance 24h/24 et 7j/7
L'employeur doit mettre à disposition de ses salariés en déplacement un service d'assistance joignable en permanence. Ce service peut être assuré par des agents de voyage spécialisés ou par une plateforme d'assistance dédiée. Leurs missions incluent :
- La gestion des imprévus (retards, annulations, changements d'itinéraire)
- L'assistance en cas de problème médical ou de sécurité
- La coordination avec les autorités locales en cas d'urgence
Protocoles d'urgence et de rapatriement
L'employeur doit établir des protocoles clairs pour faire face aux situations d'urgence pouvant survenir lors des déplacements professionnels. Ces protocoles doivent couvrir différents scénarios tels que :
- Catastrophes naturelles
- Attentats terroristes
- Crises politiques
- Épidémies
Dans chaque cas, les procédures doivent détailler les étapes à suivre pour assurer la sécurité du salarié, y compris les modalités de rapatriement si nécessaire. Ces protocoles doivent être régulièrement mis à jour et communiqués aux salariés avant leur départ.
Suivi post-déplacement
La responsabilité de l'employeur ne s'arrête pas au retour du salarié. Un suivi post-déplacement doit être mis en place, notamment pour :
- Évaluer l'impact du voyage sur la santé physique et mentale du salarié
- Identifier d'éventuels problèmes de santé liés au déplacement (maladies tropicales à incubation longue, par exemple)
- Recueillir les retours d'expérience pour améliorer les procédures futures
En mettant en place ces mesures complètes, l'employeur remplit son obligation légale d'assurer la sécurité de ses salariés en déplacement professionnel, tout en optimisant l'efficacité et le bon déroulement des missions à l'étranger.
L'essentiel à retenir sur les obligations de l'employeur lors des déplacements professionnels
Les obligations de l'employeur en matière de déplacements professionnels sont amenées à évoluer, notamment avec le développement du télétravail et la prise en compte croissante des enjeux environnementaux. Les entreprises devront adapter leurs politiques de déplacement pour répondre à ces nouveaux défis tout en garantissant la sécurité et le bien-être de leurs salariés.