Le fonctionnement d’une centrale d’achat

Il existe généralement d’innombrables départements au sein d’une organisation qui coopèrent pour produire les produits et les services que les clients acquièrent. Et ces différents départements ont besoin de différents outils et fournitures pour faire leur travail. Et si votre entreprise est spécialisée dans les achats, il est idéal pour vous de disposer d’un système d’achat solutions qui vous aide dans vos opérations quotidiennes. La meilleure façon de procéder est les achats centralisés.

Qu’est-ce qu'une centrale d’achat ?

Définition d'une centrale d'achat

L’approvisionnement centralisé ou également connu sous le nom de centrale d'achat est un modèle dans lequel un département particulier de votre organisation est responsable de l’acquisition des fournitures nécessaires à l’ensemble de l’organisation. Ce service s’occupe de la liaison avec les fournisseurs, de la recherche de fournisseurs, de la gestion des contrats, de l’analyse des risques et de toutes les tâches liés à l’acheminement des fournitures des fournisseurs jusqu'à l’employé qui en a besoin.

Fonctionnement d'une centrale d'achat

En fait, dans le cadre des achats centralisés, le service des achats désigné sert de lien entre les différents services et le personnel de l’organisation et les fournisseurs extérieurs. Le service des achats recueille les commandes au sein de l’organisation et détermine la meilleure façon de les faire livrer à partir du réseau de fournisseurs qu’il a constitué. L’essence même de l’achat centralisé de www.achatcentrale.fr est que toutes les tâches d’achat sont déléguées à un service, voire à un personnel, qui les gère au nom de l’ensemble de l’organisation, pour des différentes raisons. Les centrales d'achat peuvent se spécialiser dans l'achat de produits spécifiques, tels que l'alimentaire, la pharmacie, l'agriculture, le BTP, l'électroménager, l'hôtellerie, etc.. Les adhérents profitent d'un certain nombre d'avantages, tels que la recherche de produits dont ils ont besoin, la négociation des prix, la gestion de l'organisation et de la répartition des produits et de la documentation. Les différents types de centrales d'achat sont les centrales publiques, coopératives, intégrées et grossistes. Le fonctionnement d'une centrale d'achat implique la recherche de fournisseurs via des appels d'offres, l'étude des produits, la négociation des prix et l'achat des produits à des prix avantageux. Les centrales d'achat produisent des effets opposés sur les tarifs pratiqués par les fournisseurs, permettant aux distributeurs d'obtenir des conditions d'achat plus avantageuses, mais favorisant aussi la transparence tarifaire entre distributeurs parties prenantes de la même centrale d'achat, diminuant les effets attendus de leurs concurrences pour les consommateurs.

Principes de fonctionnement d'une centrale d'achat

Une centrale d'achat fonctionne selon les principes suivants:

1. Regroupement des achats

La centrale d'achat regroupe les commandes de plusieurs entreprises, commerçants ou adhérents. Ce processus permet de réaliser des achats en grande quantité auprès des fournisseurs. Par exemple, au lieu qu'un seul magasin de vêtements commande 100 chemises, la centrale d'achat regroupe les commandes de plusieurs magasins pour acheter 10 000 chemises en une seule commande. Cela permet de bénéficier de prix de gros et d'économies d'échelle. Ce regroupement des achats est crucial pour obtenir des tarifs plus avantageux que ceux accessibles aux petites quantités.

2. Négociation des prix

En négociant pour un gros volume d'achats, la centrale d'achat peut obtenir des tarifs préférentiels et des remises plus importantes auprès des fournisseurs que si chaque adhérent négociait individuellement. Par exemple, une centrale d'achat pour les restaurants pourrait négocier des prix réduits sur les produits alimentaires de base comme le sucre, la farine et les produits laitiers en raison des grandes quantités achetées. En négociant des tarifs plus bas, la centrale d'achat permet à ses membres de réduire leurs coûts d'approvisionnement et d'améliorer leur rentabilité.

3. Différents modes opératoires

Il existe plusieurs modes de fonctionnement des centrales d'achat, chacun ayant ses propres spécificités:

Centrale de référencement

Une centrale de référencement identifie des fournisseurs et négocie des tarifs préférentiels avec eux. Les adhérents passent ensuite commande directement auprès des fournisseurs référencés en bénéficiant des conditions négociées par la centrale. Par exemple, une association de pharmacies peut utiliser une centrale de référencement pour obtenir des remises sur les médicaments en négociant avec des laboratoires pharmaceutiques.

Centrale commissionnaire

Une centrale commissionnaire effectue les achats auprès des fournisseurs pour le compte des adhérents. Les fournisseurs ne connaissent pas les adhérents finaux car la centrale agit en tant qu'intermédiaire opaque. Cela peut être avantageux pour obtenir des conditions de prix plus compétitives sans que les fournisseurs puissent ajuster leurs prix en fonction de la taille de l'adhérent. Par exemple, une centrale d'achat pour hôtels pourrait acheter des produits d'accueil en grande quantité et les revendre à ses membres sans divulguer leurs identités aux fournisseurs.

Centrale mandataire

Une centrale mandataire regroupe les bons de commande des adhérents et les transmet aux fournisseurs après avoir négocié les tarifs. Les fournisseurs savent donc qui sont les acheteurs finaux, mais bénéficient de la consolidation des commandes pour offrir des prix réduits. Par exemple, une centrale d'achat pour les détaillants de meubles pourrait recueillir les commandes de plusieurs magasins et négocier un tarif global avec les fabricants de meubles.

Centrale grossiste

Une centrale grossiste achète en gros auprès des fournisseurs et revend ensuite les produits aux adhérents en réalisant une marge bénéficiaire. Ce modèle permet à la centrale de gérer les stocks et de contrôler la distribution. Par exemple, une centrale d'achat pour épiceries peut acheter des produits alimentaires en gros, les stocker dans ses entrepôts, puis les distribuer aux épiceries membres à un prix inférieur à celui qu'elles obtiendraient en commandant individuellement.

Objectif principal: Réaliser des économies d'échelle

L'objectif principal des centrales d'achat est de réaliser des économies d'échelle sur les achats, ce qui se répercute sur les prix de vente aux clients finaux. En obtenant des prix plus bas grâce à l'achat en gros et à la négociation de remises, les adhérents peuvent proposer des prix plus compétitifs à leurs clients, améliorer leurs marges bénéficiaires et renforcer leur position sur le marché. Par exemple, une centrale d'achat pour les librairies permet à ces dernières de proposer des livres à des prix plus attractifs, augmentant ainsi leur attractivité face aux grandes chaînes de librairies ou aux plateformes de vente en ligne. En résumé, les centrales d'achat jouent un rôle crucial dans la consolidation des achats et la négociation de tarifs avantageux, offrant ainsi des avantages significatifs en termes de coûts et de compétitivité pour leurs adhérents.

Principaux avantages d'une centrale d'achat

Réduction des frais généraux

La première et probablement la plus importante caractéristique des achats centralisés réside dans la réduction significative des frais généraux pour l’entreprise. Lorsque les achats sont gérés de manière décentralisée, chaque département ou site nécessite non seulement des contrats de location individuels, mais aussi des dépôts de services publics, des polices d'assurance, des dispositifs de sécurité, des équipements de bureau, et un réseau dédié. Cette fragmentation coûte non seulement du temps mais aussi de l'argent. En centralisant les achats, l'entreprise peut rationaliser ces coûts en évitant la duplication d'efforts, ce qui se traduit par des économies substantielles.

Promotion de la communication interne

Ces dernières années, la communication interpersonnelle a toujours été considérée comme une condition importante de la réussite professionnelle au sein des organisations. La communication est ce qui fait la force d'une équipe. Dans un bureau centralisé, où les employés et les responsables ont la possibilité d'interagir en personne, l'atmosphère est beaucoup plus agréable que dans les services où les collègues communiquent principalement par téléphone ou par courrier électronique. Cette proximité physique favorise la communication spontanée, les échanges d'idées et la résolution rapide des problèmes, renforçant ainsi la cohésion au sein de l'entreprise.

Amélioration de la productivité

Les réunions d'entreprise, les conférences et les séminaires de formation qui se déroulent en groupe dans un environnement centralisé ont un impact significatif sur la productivité des employés. L'interaction en personne favorise la compréhension mutuelle des objectifs et des défis auxquels l'entreprise est confrontée. Cette interaction renforce également le sentiment d'appartenance à une équipe, ce qui peut motiver les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes. En outre, les séances de brainstorming et les discussions spontanées sont plus fréquentes, ce qui stimule l'innovation et la créativité au sein de l'organisation.

Efficacité de la gestion

Les équipes de direction peuvent fonctionner de manière plus efficace et rentable dans un bureau de groupement d'achat. Les gestionnaires qui sont souvent absents ou dispersés dans divers services sont généralement moins efficaces en raison de l'absence de contact régulier avec les employés. Dans un environnement centralisé, les responsables peuvent superviser directement leurs équipes, évaluer les performances en temps réel et réagir rapidement aux problèmes émergents. Cette proximité facilite également la prise de décision rapide, ce qui est essentiel dans le monde des affaires en constante évolution.

Collaboration améliorée

Les employés qui travaillent ensemble en tant que groupe collectif au sein d'un bureau centralisé apprennent à connaître les styles et les approches de travail des autres, tout en développant un sentiment de confiance mutuelle. Cela favorise une collaboration plus étroite et plus efficace lorsqu'il s'agit de mener des projets en tant que groupe. La connaissance des compétences et des points forts de chacun permet de répartir les tâches de manière judicieuse et de tirer pleinement parti des compétences de l'équipe. En fin de compte, cela conduit à des résultats de meilleure qualité et à une utilisation plus efficace des ressources de l'entreprise.

Qu’en est-il des inconvénients de la centrale d'achats ?

Comme on dit, chaque médaille a deux côtés. Les inconvénients de l’achat centralisé sont les suivants :

• Une gestion complexe de l’entreprise au cas où l’organisation deviendrait trop importante ;
• Difficultés à remplacer en temps voulu les matériaux défectueux ;
• Probabilité élevée de retards - les demandes de marchandises doivent souvent être envoyées depuis des régions éloignées ;
• Difficultés d’achat de matériaux auprès de fournisseurs locaux en cas d’urgence ;
• L’achat centralisé ne convient pas si les succursales sont situées dans des lieux géographiques différents.

Gestion complexe pour les organisations en croissance

L'un des inconvénients majeurs de l'achat centralisé réside dans la gestion complexe qu'il peut engendrer pour une entreprise en croissance. Si l'organisation devient trop importante, la centralisation peut entraîner une lourdeur administrative et une perte de flexibilité. Les procédures doivent être constamment adaptées pour répondre aux besoins croissants, ce qui peut nécessiter des ressources considérables en termes de gestion et de planification.

Difficultés à remplacer rapidement les matériaux défectueux

Dans le cadre de l'achat centralisé, l'approvisionnement en matériaux défectueux peut poser problème. Les délais pour remplacer ces matériaux peuvent être plus longs, car les demandes de remplacement doivent souvent passer par des canaux hiérarchiques complexes. Cela peut entraîner des interruptions de production, des retards dans les projets et une insatisfaction des clients.

Probabilité élevée de retards

Une autre contrainte à considérer est la probabilité élevée de retards dans la livraison des marchandises. Lorsque les demandes de biens doivent être expédiées depuis des régions éloignées vers un entrepôt central, des retards dus aux contraintes de transport peuvent survenir. Cela peut affecter la gestion des stocks et la planification de la production, entraînant des coûts supplémentaires et des inconvénients pour l'entreprise.

Difficultés d'achat de matériaux locaux en cas d'urgence

En situation d'urgence ou de besoins spécifiques, l'achat centralisé peut présenter des inconvénients importants. Les entreprises ont parfois besoin d'acquérir rapidement des matériaux locaux pour répondre à des demandes urgentes ou à des situations imprévues. Dans un système centralisé, cette flexibilité peut être limitée, ce qui peut entraver la capacité de l'entreprise à réagir rapidement aux besoins du marché.

Inadapté pour des succursales géographiquement dispersées

Enfin, il est essentiel de noter que l'achat centralisé n'est pas adapté à toutes les situations. Il peut être inefficace si les succursales de l'entreprise sont situées dans des endroits géographiquement dispersés. Dans de tels cas, les coûts et les délais de transport pour acheminer les marchandises vers un entrepôt central peuvent être prohibitifs, et la proximité des fournisseurs locaux devient essentielle pour répondre aux besoins spécifiques de chaque site. Bien que l'achat centralisé offre de nombreux avantages pour les grandes organisations, il est important de considérer attentivement les inconvénients potentiels, notamment la gestion complexe, les retards, les difficultés de remplacement rapide des matériaux défectueux et les limitations en cas de besoins locaux urgents. Le choix d'opter pour l'achat centralisé doit prendre en compte la taille de l'entreprise, la géographie de ses opérations, la nature des matériaux utilisés et les coûts et risques liés au transport. Une évaluation minutieuse des avantages et des inconvénients est essentielle pour prendre la décision la plus adaptée à chaque situation.

Approchez une centrale d’achat

Si vous souhaitez rejoindre une centrale d'achat, il est conseillé d’en choisir une ayant une bonne réputation. Ne risquez pas votre réputation en vous associant à un groupe connu pour sa mauvaise qualité. En effet, la méfiance des acheteurs diminuera la valeur de votre produit ou service tout simplement en l’associant à des vendeurs de mauvaise qualité. De nombreux fournisseurs ont réussi à proposer une version simplifiée ou restreinte de leur produit ou service habituel aux clients qui achètent dans le cadre d’un groupe. Un exemple serait de ne proposer que la version moyenne d’un produit qui existe habituellement en petite et grande taille. Vous devrez décider si votre produit ou service peut encore susciter un grand intérêt dans une version unique de ce que vous offrez habituellement. Donc, rédigez votre offre avec soin. Certains sites d’achat groupé proposent une tarification dynamique, ce qui signifie que le coût pour l’acheteur varie en fonction du nombre d’acheteurs participant à l’opération. Cela peut sembler évident, mais assurez-vous que, quel que soit le prix et le volume, il est toujours intéressant pour vous d’honorer la commande.